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Conseguir tener controlado todo el papeleo y los documentos importantes es uno de los principales problemas a la hora de ordenar una casa. Aparecen millones de cartas, papeles, facturas, contratos de bancos, seguro del hogar… Incluso, puede que en otros casos ni te acuerdes de qué son y, a pesar de ello, te de miedo tirarlos por si el día de mañana te hacen falta. En resumen, ordenar todos esos papeles se nos suele complicar.
Por suerte, a diferencia de hace unos años, cada vez son más las empresas y usuarios que se animan a recibir sus facturas y documentación a través del correo electrónico. Esto ahorra la acumulación de más documentos en casa, evita el sobreconsumo de papel… ¡y también facilita la labor de control!
En este post os vamos a dar varios consejos sobre cómo podéis organizar documentos, papeles y facturas en casa.
¿Cómo organizar papeles y facturas?
Solicita la digitalización de facturas y recibos:
Así ahorras en papel para evitar su consumo y su acumulación en casa.
Para ello llama o contacta con las diferentes compañías con las que tengas contratado algún servicio (luz, agua, electricidad…) y solicita que te envíen las facturas por email. Pide, además, que te envíen las facturas a tu banco. Lo más seguro es que no tengan ningún problema, ya que para la compañía es un ahorro y para ti una comodidad.
Almacenar y organizar los documentos digitales es infinitamente más sencillo y menos pesado que en papel. Solo tienes que mover el dedo y organizarlas por carpetas o tags, sin pensar en qué cajón utilizar para hacerles hueco en casa. También puedes organizar los archivos en Google Drive, Dropbox o cualquier otro servicio en la nube, evitando ocupar espacio interno.
Archiva sólo los documentos en papel necesarios:
Hay una serie de documentos que conviene conservar porque recogen una información que puede ser útil a futuro. Algunos ejemplos:
- Tickets de compra: Conviene guardarlos siempre un tiempo prudencial por si hay que hacer alguna devolución. El tiempo de devolución más habitual se sitúa entre 15 días y un mes, aunque dependiendo de la tienda y el tipo de producto se puede hacer tras varios meses de compra. Revisa si este cambio es por dinero o por un vale de compra.
- Tickets de garantía: Conviene guardarlos unos 2 años, que es lo que dura de media este tipo de servicio.
- Las declaraciones de la renta y todo lo relacionado con temas fiscales: Para todo este tipo de papeles relacionados con multas de tráfico, impuestos, etc. lo mejor es guardarlos indefinidamente.
- Historiales médicos: Al igual que en el punto anterior, lo más aconsejable es guardarlos de manera indefinida.
¿Cómo puedo organizar todos estos documentos en casa?
Las carpetas acordeón son perfectas para archivar este tipo de documentos. Sus separaciones son ideales para mantener cada documento clasificado por temática.
Para la mayoría de las personas un solo acordeón es espacio suficiente para los documentos realmente importantes. En el caso de que tengas más volumen de papeles, ya sea por motivos de trabajo (como los autónomos) o por otras gestiones, los archivadores de cartón o archivadores de oficina son de gran ayuda.
- Evita coger folletos o similares: Cualquier papel publicitario que no te aporte nada puede ir directamente al contenedor correspondiente. Si sueles encontrar este tipo de papeles en tu buzón lo mejor es que hables con tu comunidad de vecinos para que dejen una papelera cerca de los buzones. De esta manera, cuando encuentres estos papeles en tu buzón y realmente no te interesen puedes desecharlos directamente sin necesidad de subirlos a casa.
- Google Drive, tu mejor aliado: La solución más ordenada y limpia, además de ecológica, es meter todas tus facturas, documentos y recibos en Google Drive (o algún otro servicio similar de almacenamiento en la nube). Podrás ordenar toda la documentación por carpetas y acceder de forma sencilla a la información. Además, cuando necesites enviar algún documento a tu asesor, lo único que tendrás que hacer es compartir tu carpeta y listo.
No llevar un control detallado del ‘papeleo’ puede costarnos caro. Incluso podemos estar pagando desde hace tiempo por servicios o productos sin saberlo. Para asegurarnos de que esto no te ocurra, además de ordenar de forma eficiente todos los documentos importantes, hay que llevar un control exhaustivo de las cuentas bancarias y sus movimientos.
